Kontrola skarbowa w małej firmie rzadko zapowiada się z wyprzedzeniem. Właściciele, którzy przez lata trzymali faktury w segregatorze bez logicznego porządku, dowiadują się o tym problemie w najgorszym możliwym momencie.
Porównanie podejść do archiwizacji dokumentów
| Metoda | Koszt wdrożenia | Czas wyszukiwania dokumentu | Zgodność z wymogami US |
| Segregatory papierowe | niski | 10-30 minut | tak, jeśli kompletne |
| Skany w folderach na dysku | niski | 5-15 minut | tak, przy odpowiedniej rozdzielczości |
| Aplikacja OCR (np. Dext) | od 49 zł/mies. | poniżej 1 minuty | tak |
| Integracja z programem księgowym | w cenie programu | poniżej 1 minuty | tak |
| Urząd Skarbowy wymaga przechowywania dokumentów przez 5 lat od końca roku podatkowego. | |||
Skany w folderach to rozwiązanie, które działa do momentu, gdy firma rośnie i dokumentów przybywa szybciej niż porządku w nazewnictwie plików. Bez spójnej konwencji nazw i struktury folderów szybko powstaje chaos trudniejszy do ogarnięcia niż papierowy segregator.
Aplikacje z rozpoznawaniem tekstu, takie jak Dext czy Hubdoc, automatycznie kategoryzują dokumenty po zrobieniu zdjęcia telefonem. Dla firmy wystawiającej i odbierającej ponad 60 dokumentów miesięcznie czas zaoszczędzony na ręcznym wprowadzaniu danych zwraca koszt subskrypcji.
Kluczowe jest jedno: jakakolwiek metoda wymaga konsekwencji. Najlepsza aplikacja nie pomoże, jeśli faktury lądują w kieszeni kurtki na trzy tygodnie.